01
定義
以下では、本ポリシーで用いる主要な用語の定義を示します。用語の意味は文脈により変わる場合がありますが、本ポリシー内では以下の定義に従います。
個人データとは、特定の個人を識別できる情報を指します。氏名、住所、連絡先、身分証明書情報、署名等、公証業務に関連して収集される情報を含みます。
処理とは、個人データの収集、記録、整理、保存、参照、照合、提供、消去その他の取り扱いを指します。
利用者とは、NotaryMaxのサービスを利用する個人または法人の代表者で、公証手続きに関与する当事者を含みます。
サービスとは、NotaryMaxが提供する公証業務、相談、書類作成支援、本人確認及び関連する事務処理を指します。
クッキーとは、ウェブサイトがユーザーのブラウザに送信する小さなデータで、利用状況の把握や利便性向上のために使用されます。
02
データの収集
NotaryMaxは、サービス提供に必要な範囲で個人データを収集します。収集は適法かつ公正な手段で行い、目的外利用を最小限に留めます。
03
ユーザー提供データ
利用者から直接提供されるデータは、以下のような項目が含まれます。これらは本人確認や契約手続き、記録作成のために必要となります。
- 氏名、住所、生年月日などの識別情報
- 連絡先情報（電話番号、メールアドレス等）
- 身分証明書情報（運転免許証、在留カード、パスポート等）の写し
- 公証対象の契約書、委任状、その他関連書類の内容
- 支払情報および請求に関する情報（必要な場合）
- お問合せ内容や相談履歴に関する通信記録
04
自動的に取得されるデータ
当社のウェブサイトやシステムにおいて、自動的に取得されるデータはサービスの運営および改善のために利用されます。
- IPアドレス、アクセス日時、利用したページの情報
- デバイス情報（ブラウザ種類、OS、画面解像度等）
- クッキーや類似技術によるトラッキングデータ
- サーバーログおよびエラーレポート
- セッション情報や操作履歴（ユーザーが同意した範囲）
- 位置情報（明示的に許可された場合に限る）
05
第三者から取得するデータ
第三者から取得するデータは、本人確認や与信、決済、法令遵守のために必要な範囲で受領します。
- 本人確認サービスや与信機関からの検証結果
- 決済代行業者からの活動情報（支払状況等）
- 公的機関や登記簿等の公開情報
06
利用目的
収集した個人データは、以下の目的のために利用します。目的外利用は原則行いませんが、法令に基づく場合は例外となります。
- 公証サービスの提供、書類作成、面前確認の実施
- 本人確認および身分証明の照合
- 料金請求および支払い処理の実施
- 法令・規制への対応およびコンプライアンスの確保
- 利用者への連絡、相談対応、手続きの進捗報告
- サービスの品質向上、内部監査、業務改善のための分析
- 安全対策、不正検知およびシステム保護のための利用
- 利用者の同意に基づく通知や情報提供（同意がある場合）
07
法的根拠
当社は、個人データの処理に関して以下の法的根拠に基づき行います。処理の種類により適切な根拠を明示します。
- 契約の履行（公証業務の提供のため）
- 法令上の義務の履行（本人確認や保存義務等）
- 利用者の同意（明示的に取得した範囲）
- 正当なメリット（サービス提供の適正運営や不正防止）
08
クッキーについて
当社はウェブサイトの利便性向上や解析のためにクッキーを利用します。重要な機能に不可欠なクッキーについては事前に説明します。
クッキーの種類には、必須クッキー、機能性クッキー、分析用クッキー、広告・ターゲティングクッキーなどがあります。利用目的は種類ごとに異なります。
必須: サイトの基本機能のために必要。分析: サイト利用状況の把握と改善。機能性: 利便性向上のための設定保存。ターゲティング: 関連情報の表示に使用（同意が必要な場合あり）。
ブラウザ設定によりクッキーを拒否または削除することができます。ただし、拒否すると一部機能が利用できなくなる場合があります。詳細はブラウザのヘルプをご参照ください。
クッキーポリシーを見る
09
データ共有
NotaryMaxは、サービス提供に必要な範囲で第三者とデータを共有します。共有先および目的は透明性をもって管理します。
- 業務委託先（本人確認、決済、配送等）への提供
- 法令に基づく開示要求に応じた公的機関への提供
- 専門家（弁護士、会計士等）への相談や助言を目的とした提供
- データ処理を委託するクラウド事業者等のサービス提供者
- 合併・事業譲渡等の事業再編に伴う情報の移転（該当時）
- 不正行為防止や安全確保のために必要と判断される第三者との協力
10
国際的なデータ転送
サービス運営上、特定の処理を海外で行う場合があります。海外移転が行われる場合は、適切な保護措置を講じた上で実施します。
標準契約条項の採用、受託者に対する適切な契約上の義務、暗号化等の技術的・組織的措置により個人データの保護に努めます。
11
データの保持期間
個人データは、目的達成に必要な期間のみ保持します。法令により保存が求められる場合は、その期間に従って保持します。
アカウント情報はアカウント維持期間中および法令で定められた保存期間に従い保管します。
お問い合わせや通信の記録は、対応の履歴保持および品質管理のために一定期間保存します。不要になったデータは安全に消去します。
サーバーログやアクセス記録は運用上必要な最短期間保存し、その後削除または匿名化します。
利用者からの削除要求や保管期間満了に応じて、合理的な期間内にデータを消去または匿名化します。ただし、法令で保存が義務付けられる情報は例外となります。
12
安全管理措置
NotaryMaxは個人データの漏えい、改ざん、滅失を防ぐために技術的および組織的な対策を実施します。常にリスクを評価し、必要に応じて改善を行います。
- 送受信データの暗号化（TLS等）
- アクセス権限管理と最小権限の原則の適用
- 定期的な監査とログ管理、脆弱性対応
13
利用者の権利
利用者は、自身の個人データに関して一定の権利を有します。請求がある場合は、本人確認の上で合理的な範囲で対応します。
- 開示請求（保有する個人データの確認）
- 訂正請求（不正確なデータの修正）
- 削除請求（法令上の要件に従い対応）
- 処理制限の請求（一定の条件下）
- データポータビリティの請求（機械可搬な形式での提供）
- 異議申立て（特定の処理に関する異議）
- 同意の撤回（既に行われた処理に遡及的効力を有しない場合がある）
- 苦情申立て（監督機関への相談や当社への問い合わせ）
14
国際的規範に関する情報
NotaryMaxでは、お客様の個人情報の取扱いに関して透明性を重視しています。本ポリシーは、日本国内における各種の法令および国際的なプライバシー原則を踏まえ、収集する情報の種類、利用目的、保存期間、第三者提供の要否、そしてお客様の権利について説明します。公証業務の性質上、本人確認および文書の真正性確認に必要な情報を適切に扱います。
このポリシーはNotaryMaxが提供する全ての公証サービス、ウェブサイト、オンラインフォームおよび関連するサポート活動に適用されます。国内外の委託先や外部プラットフォームを通じて情報を処理する場合もあり、その際は適用される法令と本ポリシーに従って管理します。
- 収集情報：氏名、住所、生年月日、連絡先、本人確認書類の写し、関係書類（契約書・委任状等）
- 利用目的：本人確認、文書の公証手続、法的確認、請求・支払、問い合わせ対応のため
- 保存期間：法令で定められた保存期間および業務上必要な期間（必要に応じて定期的に見直します）
- 第三者提供：法令に基づく場合や外部サービス提供者に処理を委託する場合に限定して実施
プライバシーに関する懸念や苦情は、まずNotaryMaxの窓口で受け付けます。内容を確認のうえ、合理的な期間内に対応方針を提示します。解決が難しい場合は、必要に応じて所管の監督機関へ相談する権利があります。
15
個人情報に関する請求（アクセス・訂正等）
お客様は、保有する個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等を請求することができます。請求にあたっては本人確認が必要です。受付後、請求内容を確認し、合理的な範囲で対応します。法令により対応できない場合は、その旨と理由を説明します。
[email protected]
請求の受付後、通常30日以内を目安に対応もしくは対応方針を通知します。追加の確認が必要な場合はその旨を事前にご連絡します。
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マーケティング連絡について
NotaryMaxは、法令に基づく場合やお客様の同意がある場合に限り、新サービスや重要な案内に関する情報をメール等でお知らせすることがあります。不要な場合はいつでも配信停止を行えます。
メール配信の停止は、受信したメールに記載された配信停止リンク、またはお問い合わせ窓口から依頼することで手続きできます。手続き後、合理的な期間内に配信を停止します。
17
未成年者の情報について
未成年者の個人情報を提供する場合は、保護者または法定代理人の同意が必要です。未成年者に関するデータの収集は、法的手続きや親権者の同意が確認できる範囲に限定して行います。
18
第三者サイトへのリンク
NotaryMaxのウェブサイトには外部サイトへのリンクが含まれることがあります。リンク先のプライバシー慣行は当社の管理外であり、リンク先のポリシーを確認するよう推奨します。
19
ポリシーの変更
本ポリシーは業務内容や法令の変更に応じて見直されます。重要な変更がある場合は、ウェブサイト上で通知します。最新のポリシーは常にNotaryMaxのウェブサイトでご確認ください。